BRANCHENLEITFADEN
Physiotherapie-Termine und Folgebesuche schrittweise organisieren
Beginnen Sie mit den tatsächlich verfügbaren Zeiten Ihrer Praxis. Richten Sie Leistungen, Mitarbeitende und Räume ein, bevor Sie einen Online-Buchungslink freigeben.
Ordiva ·
1. Terminarten mit passender Dauer anlegen
Trennen Sie Erstgespräch und Folgetermin, wenn sie unterschiedliche Zeit benötigen. Hinterlegen Sie Dauer und Preis und wählen Sie die Mitarbeitenden, die die Leistung übernehmen können. Prüfen Sie auch Vorbereitungszeit und Raumwechsel.
Erscheinen keine freien Zeiten, kontrollieren Sie Leistungszuordnung und Dienstzeiten. Ein neuer Buchungslink behebt keine fehlende Mitarbeiterzuordnung.
2. Räume und Abwesenheiten berücksichtigen
Legen Sie gemeinsam genutzte Räume oder Geräte im Ressourcenbereich an und verknüpfen Sie diese mit den Leistungen. Ein physischer Raum sollte nicht mehrfach als unabhängige Kapazität erscheinen.
Erfassen Sie Mitarbeiterabwesenheiten und Praxisschließungen. Testen Sie einen Termin an einem gesperrten Tag sowie zwei Termine, die denselben Raum gleichzeitig benötigen würden.
3. Folgetermine im vorhandenen Kundeneintrag erfassen
Wählen Sie bei einem erneuten Besuch den vorhandenen Eintrag. Halten Sie Kontaktinformationen und Terminstatus aktuell. Prüfen Sie die Verfügbarkeit jedes einzelnen Folgetermins, statt aus einem freien Termin auf die ganze Folgewoche zu schließen.
Beispiel: Eine Fachkraft ist dienstags normalerweise anwesend, hat aber in der nächsten Woche Urlaub. Der folgende Dienstag darf deshalb nicht allein aufgrund des gewohnten Rhythmus zugesagt werden.
4. Online- und Telefonbuchungen zusammenführen
Öffnen Sie den Buchungslink aus Kundensicht und durchlaufen Sie Leistung, Fachkraft und Uhrzeit. Prüfen Sie anschließend, ob der Termin mit passender Dauer im Kalender steht. Tragen Sie auch telefonisch vereinbarte Änderungen sofort ein.
Für einen verschobenen Termin müssen Mitarbeitende und Raum im neuen Zeitfenster frei sein. Kontrollieren Sie auch die Endzeit und den Abstand zum nächsten Termin.
5. Terminverwaltung von klinischer Dokumentation unterscheiden
Ordiva unterstützt den betrieblichen Terminablauf. Anforderungen an Behandlungsdokumentation, Verordnungen und Kostenträgerabrechnung müssen gesondert geprüft werden. Hinterlegen Sie in Terminnotizen nur Informationen, die für diesen Ablauf erforderlich sind.
Vergleichen Sie am Tagesende geplante, durchgeführte und abgesagte Termine. Wenn Sie Pakete verwenden, kontrollieren Sie die verbleibenden Nutzungsrechte getrennt von den Zahlungseingängen.