Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Büyüme Asistanı — OpenAI

Büyüme Asistanı isteğe bağlıdır. Kullanıcı veri paylaşımını onaylayıp analizi başlattığında, işletme kayıtlarından kısa bir günlük değerlendirme ve öncelikli öneriler oluşturmak için OpenAI API kullanılır. Kayıtlı analizi açmak tek başına yeni bir OpenAI analizi başlatmaz.

• Paylaşılan veriler: ziyaret aralıkları, paket kullanımı, uygun randevu saatleri, randevu eğilimleri, personel iş yükü, hizmet tutarları ve mevcutsa personel bazında dönemsel maliyet tahminleri. Bilinen müşteri, personel ve hizmet isimleri gönderilmeden önce kodlarla değiştirilir. Kayıtlı telefon ve e-posta bilgileri, özel notlar ve bireysel ücret tarifeleri analiz girdisine dahil edilmez. Kodlama, verilerin tamamen anonim olduğu anlamına gelmez.
• Ordiva’da saklama: son başarılı analiz, tarihi ve dayandığı kayıtların anlık kopyası işletme, hesap sahibi ve dil bazında veritabanında saklanır. Bu kopya müşteri ve personel adlarını içerebilir. Yeni başarılı analiz aynı kapsamdaki önceki kaydın yerini alır; yeni analiz yoksa kayıt otomatik süre aşımı olmadan tutulur. Hesap silme işlemi tamamlandığında ilgili kayıtlı analizler de silinir. Erişim sırasında işletme sahipliği ve plan yetkisi kontrol edilir.
• OpenAI’de işleme: API verileri varsayılan olarak model eğitiminde kullanılmaz. store:false sıfır saklama garantisi değildir. Sağlayıcının kötüye kullanım izleme kayıtları varsayılan olarak 30 güne kadar, hukuki veya güvenlik gerekliliklerinde daha uzun saklanabilir. İşleme yurt dışında gerçekleşebilir.
• Kullanıcı kontrolü: bu özellik serbest soru veya sohbet sunmaz. Öneriler ve varsa mesaj taslakları kullanıcı incelemesine sunulur; asistan otomatik mesaj göndermez, randevu veya personel kaydı değiştirmez. İşletme, müşteriyle iletişime geçmeden önce gerekli izinleri ayrıca kontrol eder.

2. Mobil abonelikler — RevenueCat

Ordiva, Google Play ve App Store aboneliklerini doğrulamak, satın almaları geri yüklemek, plan erişimini yönetmek ve abonelik analizlerini oluşturmak için RevenueCat kullanır. Bu kapsamda Ordiva hesap kimliği, mevcutsa hesaba ait e-posta adresi, mağaza işlem ve satın alma kayıtları, ürün/plan kimlikleri ve aboneliğin durumu ile tarihleri işlenir. Ödeme kartınızın tam numarası veya güvenlik kodu Ordiva’ya ya da bu entegrasyon üzerinden RevenueCat’e gönderilmez; mağaza ödemelerini ilgili mağaza işler. Hesap silme tamamlanmadan önce ilgili RevenueCat müşteri kaydının silinmesi de istenir. Mağazaların kendi işlem kayıtları ve saklama yükümlülükleri ayrıca uygulanır.

3. Mobil bildirimler — Expo ve platform sağlayıcıları

Mobil bildirimleri etkinleştirdiğinizde Expo Push Service ile Android’de Firebase Cloud Messaging (Google), iOS’ta Apple Push Notification service üzerinden bildirim iletimi sağlanır. Cihaz/uygulama kurulum kimliği, push token, uygulama/proje ve platform bilgileri; bildirim gönderildiğinde başlık, içerik ve yönlendirme verileri işlenebilir. Bildirim tokenı hesabınızla ilişkilendirilir. Bildirimleri Ordiva ayarlarından veya cihaz izinlerinden kapatabilirsiniz; Ordiva hesabınız açık kalır. Bildirim kayıtları ve gerekli teslimat bilgileri, hizmetin işletilmesi ve sorunların incelenmesi amacıyla işlenir.

4. Uygulama güncellemeleri — Expo EAS Update

Ordiva mobil uygulaması açıldığında Expo EAS Update üzerinden uygun yazılım güncellemelerini kontrol eder. Bu isteklerde rastgele oluşturulmuş uygulama kurulum kimliği, uygulama/proje ve sürüm bilgileri ile işletim sistemi bilgileri iletilir; ağ isteği sırasında IP adresi de işlenebilir. Bu veriler doğru güncellemeyi sunmak, dağıtımı ölçmek ve güncelleme hizmetini işletmek için kullanılır. Güncelleme kontrolü bildirim izninden bağımsızdır; bildirimleri kapatmak bu teknik isteği durdurmaz.

5. Hesap ve kişisel verilerin silinmesi

Ordiva hesabınızın ve ilişkili kişisel verilerinizin silinmesini mobil uygulamadan veya e-posta ile talep edebilirsiniz.

• İşletme Ayarları → Hesap ve Veriler → Hesabımı sil
• Uygulamada onaylanan talep için 7 günlük bekleme süresi başlar. Bu süre içinde aynı bölümden talebi iptal edebilirsiniz. Süre dolduktan sonra günlük otomatik işlem hesabı kapatır ve kişisel verileri siler veya anonimleştirir. Teknik hata halinde işlem yeniden denenir. E-posta talepleri, hesap sahipliği doğrulandıktan sonra destek ekibi tarafından işleme alınır; takvim ve varsa gerekli ek adımlar size bildirilir.
• Hesap iletişim ve profil bilgileri kaldırılır veya anonimleştirilir; giriş erişimi kapatılır. İşletme sahibinin hesabı silinirken işletmesi devre dışı bırakılır; ilişkili müşteri ve personel iletişim bilgileri, özel notlar ve görseller temizlenir, kayıtlı Büyüme Asistanı analizleri silinir. İşlem geçmişi, finansal ve operasyonel kayıtlar kişisel tanımlayıcıları temizlenerek saklanabilir. Yasal yükümlülük, güvenlik ve uyuşmazlık kayıtları ilgili amaç ve zorunlu saklama süresiyle sınırlı tutulur.
• Hesap silme, Google Play veya App Store aboneliğinizi iptal etmez. Yenilemeyi durdurmak için aboneliğinizi ilgili mağazanın abonelik ayarlarından ayrıca iptal edin.

6. Veri sorumlusu

Ordiva, Potensas Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi tarafından sunulan randevu, müşteri ve işletme operasyonları platformudur. Ordiva hesabı, web sitesi, güvenlik ve platform işletimi kapsamındaki veriler için Potensas Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi veri sorumlusu olarak hareket eder. İşletmelerin kendi müşterilerine ait bilgileri Ordiva paneline eklemesi veya slug randevu linki üzerinden toplaması halinde ilgili işletme, bu müşteri verileri bakımından veri sorumlusudur; Ordiva bu verileri hizmetin sunulması ve teknik işletimi kapsamında işler.

7. İşlenen veri kategorileri

• Hesap verileri: ad soyad, e-posta, telefon, rol, doğrulama ve oturum bilgileri.
• İşletme verileri: işletme adı, adres, çalışma saatleri, hizmet, personel, fiyat ve ayar bilgileri.
• Randevu ve müşteri verileri: müşteri adı, iletişim bilgisi, cinsiyet, doğum tarihi, randevu zamanı, hizmet, personel, ödeme yöntemi ve işlem geçmişi.
• Destek ve iletişim verileri: destek mesajları, bildirim tercihleri, e-posta ve sistem kayıtları.
• Teknik veriler: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, güvenlik logları, hata kayıtları ve çerez benzeri yerel depolama verileri.
• Hesap kimlikleri: hesabınıza bağlı benzersiz kullanıcı kimliği ve yetkili oturum kayıtları.
• Satın alma ve finans verileri: mağaza abonelikleri, işlem ve plan kayıtları; işletmeye eklenen gelir, gider, bahşiş, komisyon, personel ücret ve dönemsel maliyet bilgileri.
• Fotoğraflar ve rehber: yüklemeyi seçtiğiniz işletme, müşteri veya personel görselleri ve rehberden seçerek aktardığınız kişilerin ad, telefon ve e-posta bilgileri.
• Mobil bildirim verileri: izin verdiğinizde push token, cihaz/uygulama kurulum kimliği, platform ve bildirim teslimat bilgileri.

8. İşleme amaçları

• Kullanıcı hesabı oluşturmak, kimlik doğrulamak ve yetkili erişim sağlamak.
• İşletmelerin randevu, müşteri, personel, finansal özet, paket ve hatırlatma süreçlerini yürütmek.
• Müşterilere online randevu oluşturma ve randevu takibi imkanı sunmak.
• Bildirim, destek, güvenlik, kötüye kullanım önleme ve hizmet kalitesini artırma süreçlerini yürütmek.
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek, uyuşmazlıkları yönetmek ve kayıt güvenliğini sağlamak.
• İşletmeler tarafından eklenen müşteri verilerini işletmenin talimatı ve platform kullanım amacı doğrultusunda teknik olarak barındırmak ve işlemek.

9. Destek ve teknik yönetim erişimi

Ordiva’nın yetkilendirilmiş destek ve teknik yönetim personeli; destek taleplerinin karşılanması, sorunların incelenmesi ve giderilmesi, güvenliğin sağlanması ve hizmetin işletilmesi amacıyla işletmenizin yönetim paneline ve ilgili kayıtlarına erişebilir. Bu erişim, tanımlanan yetkilere bağlı olarak işletme ayarları, randevu, müşteri, personel, paket, abonelik ve finansal kayıtların görüntülenmesini kapsayabilir. Destek sürecinde gerekli kayıt veya ayar değişiklikleri, işletmenin talimatı ve yetkilendirmenin kapsamı doğrultusunda gerçekleştirilebilir. Erişim ve işlemler, ilgili destek veya teknik işlem için gerekli kapsamla sınırlı tutulur.

10. Hukuki sebepler

• Sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• Meşru menfaat kapsamında güvenlik, ürün iyileştirme ve operasyon yönetimi.
• Gerekli hallerde açık rıza, özellikle zorunlu olmayan çerezler ve pazarlama iletişimleri için.

11. Aktarım yapılan taraflar

• Bulut barındırma, veritabanı, e-posta, güvenlik, hata izleme ve destek hizmeti sağlayıcıları.
• İşletme hesabı sahipleri, yetkili personel ve ilgili randevu süreçlerinde hizmet alan kişiler.
• Yasal zorunluluk halinde yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve düzenleyici otoriteler.
• Yurt dışı aktarım gerektiren teknik hizmetlerde ilgili mevzuata uygun güvence ve rıza mekanizmaları.

12. Bildirim ve pazarlama iletişimleri

Randevu onayı, hatırlatma, güvenlik, hesap ve destek mesajları hizmetin yürütülmesi için gönderilebilir. Kampanya, duyuru veya ticari elektronik ileti niteliğindeki mesajlar için ilgili kişinin izni, ret hakkı ve işletme tarafından yönetilen iletişim tercihleri dikkate alınır. Ordiva ayrıca hesap sahiplerine hoş geldiniz, ürün kullanımı, deneme süresi, plan seçenekleri ve hizmete geri dönüş hakkında e-postalar gönderebilir. Bu iletilerde ad, e-posta ve hesap/plan durumu kullanılır. Pazarlama iletileri uygulanabilir iletişim kuralları ve tercihler doğrultusunda gönderilir; bu e-postalardaki abonelikten çıkma bağlantısıyla durdurulabilir. Gerekli hesap, güvenlik ve işlem iletileri hizmetin işletilmesi için devam edebilir.

13. Alt işleyenler ve tedarikçiler

Ordiva; barındırma, veritabanı, e-posta gönderimi, güvenlik, hata izleme, harita, takvim, analitik ve yapay zeka destekli içgörü gibi teknik hizmetler için tedarikçilerden yararlanabilir. Güncel kategori listesi Alt İşleyenler sayfasında yayımlanır ve önemli değişikliklerde uygun bilgilendirme yapılır.

14. Saklama süresi

Kişisel veriler, işleme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, muhasebe, güvenlik ve uyuşmazlık yönetimi süreleri dikkate alınarak saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

15. İlgili kişi hakları

KVKK madde 11 kapsamındaki başvuru hakları ve uygulanabilir olduğu ölçüde GDPR kapsamındaki erişim, düzeltme, silme, sınırlama, itiraz ve veri taşınabilirliği hakları kullanılabilir.

16. Güvenlik

Ordiva; yetkilendirme, erişim kontrolü, güvenli yapılandırma, şifreleme, loglama, oran sınırlama ve ortam değişkeni yönetimi gibi teknik ve idari tedbirler uygular. Hiçbir internet hizmetinde mutlak güvenlik garanti edilemez.