Datenschutzerklärung

1. Wachstumsassistent — OpenAI

Der Wachstumsassistent ist optional. Wenn der Nutzer der Datenweitergabe zustimmt und eine Analyse startet, erstellt die OpenAI API eine kurze tägliche Auswertung mit priorisierten Vorschlägen aus Geschäftsdaten. Das bloße Öffnen einer gespeicherten Analyse startet keine neue OpenAI-Analyse.

• Übermittelte Daten: Besuchsabstände, Paketnutzung, freie Termine, Termintrends, Personalauslastung, Leistungsbeträge und, soweit verfügbar, periodenbezogene Kostenschätzungen je Mitarbeiter. Bekannte Kunden-, Personal- und Leistungsnamen werden vor der Übermittlung durch Codes ersetzt. Gespeicherte Telefonnummern und E-Mail-Adressen, private Notizen und individuelle Lohnsätze sind nicht Teil der Analyseeingabe. Die Codierung bedeutet keine vollständige Anonymisierung.
• Speicherung bei Ordiva: Die letzte erfolgreiche Analyse wird mit Datum und einer Momentaufnahme ihrer Datengrundlage je Betrieb, Kontoinhaber und Sprache in der Datenbank gespeichert. Diese Kopie kann Kunden- und Personalnamen enthalten. Eine neue erfolgreiche Analyse ersetzt den vorherigen Datensatz desselben Bereichs; ohne neue Analyse bleibt er ohne automatischen Ablauf gespeichert. Bei Abschluss der Kontolöschung werden auch die zugehörigen gespeicherten Analysen gelöscht. Beim Zugriff werden die Betriebszugehörigkeit des Inhabers und die Zugangsberechtigung des Tarifs geprüft.
• Verarbeitung bei OpenAI: API-Daten werden standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. store:false garantiert keine speicherfreie Verarbeitung. Missbrauchsprotokolle des Anbieters können standardmäßig bis zu 30 Tage, bei rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Erfordernissen länger gespeichert werden. Die Verarbeitung kann im Ausland erfolgen.
• Nutzerkontrolle: Diese Funktion bietet keine freien Fragen und keinen Chat. Vorschläge und etwaige Nachrichtenentwürfe werden dem Nutzer zur Prüfung vorgelegt; der Assistent versendet keine automatischen Nachrichten und ändert keine Termin- oder Personaldaten. Der Betrieb prüft vor der Kontaktaufnahme mit Kunden die erforderlichen Berechtigungen.

2. Mobile Abonnements — RevenueCat

Ordiva nutzt RevenueCat, um Google-Play- und App-Store-Abonnements zu überprüfen, Käufe wiederherzustellen, Tarifzugänge zu verwalten und Abonnements auszuwerten. Dabei werden Ihre Ordiva-Konto-ID, soweit vorhanden die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, Transaktions- und Kaufdaten der Stores, Produkt-/Tarifkennungen sowie Status und Daten des Abonnements verarbeitet. Die vollständige Zahlungskartennummer oder der Sicherheitscode werden weder an Ordiva noch über diese Integration an RevenueCat übermittelt; Store-Zahlungen verarbeitet der jeweilige Store. Vor Abschluss der Kontolöschung wird auch die Löschung des zugehörigen RevenueCat-Kundendatensatzes angefordert. Für die Stores gelten eigene Transaktionsaufzeichnungen und Aufbewahrungspflichten.

3. Mobile Benachrichtigungen — Expo und Plattformanbieter

Wenn Sie mobile Benachrichtigungen aktivieren, erfolgt die Zustellung über Expo Push Service zusammen mit Firebase Cloud Messaging (Google) unter Android oder Apple Push Notification service unter iOS. Geräte-/App-Installationskennungen, Push-Token, App-/Projekt- und Plattformangaben sowie bei Versand Titel, Inhalt und Navigationsdaten der Benachrichtigung können verarbeitet werden. Das Benachrichtigungstoken wird Ihrem Konto zugeordnet. Sie können Benachrichtigungen in den Ordiva-Einstellungen oder Geräteberechtigungen deaktivieren; Ihr Ordiva-Konto bleibt bestehen. Benachrichtigungsprotokolle und erforderliche Zustellinformationen werden für den Betrieb und die Fehleranalyse verarbeitet.

4. App-Aktualisierungen — Expo EAS Update

Beim Start prüft die mobile Ordiva-App über Expo EAS Update, ob passende Softwareaktualisierungen verfügbar sind. Dabei werden eine zufällig erzeugte App-Installationskennung, App-/Projekt- und Versionsangaben sowie Betriebssysteminformationen übermittelt; bei der Netzwerkanfrage kann auch die IP-Adresse verarbeitet werden. Diese Daten dienen der Bereitstellung der richtigen Aktualisierung, der Messung ihrer Verteilung und dem Betrieb des Aktualisierungsdienstes. Die Prüfung erfolgt unabhängig von der Benachrichtigungserlaubnis; das Deaktivieren von Benachrichtigungen beendet diese technische Anfrage nicht.

5. Löschung Ihres Kontos und Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können die Löschung Ihres Ordiva-Kontos und der zugehörigen personenbezogenen Daten in der mobilen App oder per E-Mail beantragen.

• Unternehmenseinstellungen → Konto & Daten → Konto löschen
• Nach Bestätigung in der App beginnt eine Wartefrist von 7 Tagen. Währenddessen können Sie den Antrag im selben Bereich zurücknehmen. Anschließend schließt der tägliche automatische Prozess das Konto und löscht oder anonymisiert personenbezogene Daten. Bei technischen Fehlern wird der Vorgang erneut versucht. E-Mail-Anträge bearbeitet der Support nach Prüfung der Kontoinhaberschaft; Zeitplan und gegebenenfalls weitere Schritte werden Ihnen mitgeteilt.
• Kontakt- und Profildaten des Kontos werden entfernt oder anonymisiert; die Anmeldung wird gesperrt. Bei Löschung eines Inhaberkontos wird der Betrieb deaktiviert. Zugehörige Kontaktangaben von Kunden und Personal, private Notizen und Bilder werden bereinigt; gespeicherte Analysen des Wachstumsassistenten werden gelöscht. Transaktionsverläufe sowie finanzielle und betriebliche Aufzeichnungen können nach Entfernung persönlicher Kennungen aufbewahrt werden. Für gesetzliche Pflichten, Sicherheit und Streitfälle erforderliche Unterlagen werden nur für den jeweiligen Zweck und die erforderliche Dauer aufbewahrt.
• Die Kontolöschung kündigt kein Google-Play- oder App-Store-Abonnement. Kündigen Sie es separat in den Abonnementeinstellungen des jeweiligen Stores, um eine Verlängerung zu stoppen.

6. Verantwortlicher

Ordiva ist eine Plattform für Termine, Kunden und Geschäftsabläufe von Potensas Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi. Potensas Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi handelt als Verantwortlicher für Konto-, Website-, Sicherheits- und Plattformbetriebsdaten. Wenn Unternehmen Kundendaten in das Ordiva-Panel eintragen oder über einen Slug-Buchungslink erfassen, ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher für diese Kundendaten; Ordiva verarbeitet diese Daten zur Bereitstellung und technischen Durchführung des Dienstes.

7. Verarbeitete Datenkategorien

• Kontodaten: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Verifizierung und Sitzungsdaten.
• Unternehmensdaten: Name, Adresse, Öffnungszeiten, Leistungen, Personal, Preise und Einstellungen.
• Termin- und Kundendaten: Kundenname, Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum, Terminzeit, Leistung, Personal, Zahlungsmethode und Transaktionshistorie.
• Support- und Kommunikationsdaten: Supportnachrichten, Benachrichtigungseinstellungen, E-Mail und Systemaufzeichnungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Sicherheitsprotokolle, Fehlerprotokolle und lokale Speicherinformationen.
• Kontokennungen: die Ihrem Konto zugeordnete eindeutige Nutzer-ID und autorisierte Sitzungsaufzeichnungen.
• Kauf- und Finanzdaten: Store-Abonnements, Transaktions- und Tarifdaten sowie für den Betrieb eingetragene Einnahmen, Ausgaben, Trinkgelder, Provisionen, Personalvergütung und periodenbezogene Kosten.
• Fotos und Kontakte: von Ihnen hochgeladene Betriebs-, Kunden- oder Personalbilder sowie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der für den Import ausgewählten Kontakte.
• Mobile Benachrichtigungsdaten: mit Ihrer Erlaubnis Push-Token, Geräte-/App-Installationskennungen, Plattform- und Zustellinformationen.

8. Zwecke der Verarbeitung

• Erstellung von Benutzerkonten, Authentifizierung und autorisierter Zugriff.
• Durchführung von Termin-, Kunden-, Personal-, Finanzübersichts-, Paket- und Erinnerungsprozessen.
• Bereitstellung von Online-Buchung und Terminverfolgung für Kunden.
• Benachrichtigungen, Support, Sicherheit, Missbrauchsprävention und Serviceverbesserung.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Streitbeilegung und Sicherung von Aufzeichnungen.
• Technisches Hosting und Verarbeitung von durch Unternehmen hinzugefügten Kundendaten entsprechend den Anweisungen des Unternehmens und dem Plattformzweck.

9. Zugriff für Support und technische Verwaltung

Das autorisierte Support- und technische Verwaltungspersonal von Ordiva kann auf das Verwaltungspanel Ihres Betriebs und die zugehörigen Datensätze zugreifen, um Supportanfragen zu bearbeiten, Probleme zu untersuchen und zu beheben, die Sicherheit zu gewährleisten und den Dienst zu betreiben. Abhängig von den zugewiesenen Berechtigungen kann dieser Zugriff die Einsicht in Betriebseinstellungen, Termine, Kunden- und Personaldaten, Pakete, Abonnements und Finanzdaten umfassen. Erforderliche Änderungen an Datensätzen oder Einstellungen im Rahmen des Supports können gemäß den Anweisungen des Betriebs und im Umfang der erteilten Berechtigung vorgenommen werden. Zugriffe und Maßnahmen werden auf das für die jeweilige Support- oder technische Aufgabe erforderliche Maß beschränkt.

10. Rechtsgrundlagen

• Erforderlichkeit zur Begründung oder Erfüllung eines Vertrags.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
• Erforderlichkeit zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten.
• Berechtigte Interessen an Sicherheit, Produktverbesserung und Betriebsführung.
• Einwilligung, soweit erforderlich, insbesondere für nicht notwendige Cookies und Marketingkommunikation.

11. Empfänger

• Cloud-Hosting-, Datenbank-, E-Mail-, Sicherheits-, Fehlerüberwachungs- und Supportdienstleister.
• Unternehmenskontoinhaber, autorisierte Mitarbeitende und an Terminprozessen beteiligte Personen.
• Behörden, Gerichte und Aufsichtsstellen, soweit gesetzlich erforderlich.
• Bei grenzüberschreitenden technischen Übermittlungen die einschlägigen Garantien und Einwilligungsmechanismen.

12. Benachrichtigungen und Marketingkommunikation

Terminbestätigungen, Erinnerungen, Sicherheits-, Konto- und Supportnachrichten können zur Durchführung des Dienstes gesendet werden. Kampagnen, Ankündigungen oder kommerzielle elektronische Nachrichten richten sich nach Einwilligung, Widerspruchsrechten und den vom Unternehmen verwalteten Kommunikationseinstellungen. Ordiva kann Kontoinhaber außerdem per E-Mail über den Einstieg, die Produktnutzung, Testzeiträume, Tarifoptionen und die Rückkehr zum Dienst informieren. Dafür werden Name, E-Mail-Adresse und Konto-/Tarifstatus verwendet. Marketingnachrichten richten sich nach den geltenden Kommunikationsregeln und Einstellungen und lassen sich über den Abmeldelink in diesen E-Mails beenden. Notwendige Konto-, Sicherheits- und Transaktionsnachrichten können für den Betrieb weiterhin versandt werden.

13. Unterauftragsverarbeiter und Anbieter

Ordiva kann Anbieter für technische Dienste wie Hosting, Datenbank, E-Mail-Versand, Sicherheit, Fehlerüberwachung, Karten, Kalender, Analytik und KI-gestützte Erkenntnisse einsetzen. Die aktuelle Kategorieliste wird auf der Seite Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht; wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden solange aufbewahrt, wie es für den Zweck und einschlägige Verjährungs-, Buchhaltungs-, Sicherheits- und Streitbeilegungsfristen erforderlich ist. Danach werden Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

15. Rechte betroffener Personen

Nach dem jeweils anwendbaren Datenschutzrecht können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen oder der Verarbeitung widersprechen. Wenden Sie sich dazu an help@ordivaapp.com.

16. Sicherheit

Ordiva setzt technische und organisatorische Maßnahmen wie Autorisierung, Zugriffskontrolle, sichere Konfiguration, Verschlüsselung, Protokollierung, Rate-Limiting und Umgebungsvariablenmanagement ein. Absolute Sicherheit kann bei keinem Internetdienst garantiert werden.